Недостатки и опасности электронной коммуникации для топ-менеджера

Недостатки и опасности электронной коммуникации для топ-менеджера

Эффективность менеджера зависит не только от того, насколько умело он работает с электронной почтой и многочисленными технологическими гаджетами, но и знает, когда и зачем выключать их, утверждают Генри Минцберг и Питер Тодд, профессоры McGill University.

 

Новая реальность имеет вполне конкретное влияние на менеджмент компаний, хотя исследований на эту тему пока что было не так уж и много. Менеджеры на всех уровнях тратят менее половины своего времени на сбор и работу с информацией. Новые технологии существенно расширили скорость и широту коммуникаций

 

Может сложиться впечатление, что современные мобильные технологии помогают менеджерам повысить собственную эффективность. Например, смартфоны позволяют всегда оставаться на связи, формировать списки задач и даже участвовать в виртуальных конференциях. Но новые технологии могут иметь и негативный эффект. Главное - чтобы менеджеры понимали все возможные недостатки и опасности электронной коммуникации.

 

Утрата значения

 

Управление - это не наука, а очень специфическая практика, которая имеет множество своих нюансов. Та информация, которую вы ежедневно получаете на рабочем месте - интегральная часть процесса управления. При этом вам нужно быть активно вовлеченным в процесс - напрямую общаться с людьми, а не заменять это общение на обмен текстовыми сообщениями. Информационные технологии могут и должны расширять ваши возможности для коммуникации, но не должны стать заменой живой коммуникации.

 

Меньше разговоров - больше дела

 

Хорошая новость состоит в том, что вы можете восстановить контроль. Однако чтобы это сделать, вы должны понимать масштабы своей проблемы. Для этого оцените количество электронных писем и текстовых сообщений, которые вы получаете в течение недели. Затем посчитайте количество сообщений, которые требуют от вас хотя бы каких-то действий. После этого посчитайте отношение оставленных / полученных сообщений (количество сообщений, которые вы отправили, разделить на количество полученных вами сообщений). Наконец, оцените количество сообщений, которые были инициированы вами (процент отправленных сообщений, которые вы инициировали, по сравнению с количеством ответов на сообщения, которые были инициированы кем-то другим).

 

Такой анализ позволит реально оценить масштабы времени, которые ежедневно тратятся на работу с электронной почтой и другими видами электронной коммуникации. И теперь, имея данные о собственных привычках работы с почтой и сообщениями, вы можете прибегнуть к следующим действиям:

 

- Сокращение количества сообщений. Чем больше трафика генерируете, и чем больше реципиентов включаете в рассылку - тем больше сообщений получаете в ответ. Откажитесь от отправки писем, которые можно считать необязательными.
- Сегментация электронной почты. Доверьте работу по анализу и приоритизации электронной почты своему помощнику. Он даже может отвечать за вас на некоторые типичные письма.
- Использование специальных инструментов. Очень мало кто пользуется потенциалом инструментов, которые по умолчанию встроены в большинство почтовых сервисов. Тем не менее, следует помнить, что практически любой сервис позволяет как минимум устанавливать спам-фильтры и организовывать поток писем в различные разделы в соответствии с их темой / приоритетностью.
- Создание индивидуального "даунтайма". Даунтайм - это то время, когда вы недоступны для электронных сообщений. Сообщите своим коллегам и партнерам про даунтайм, чтобы они знали, что в это время к вам невозможно достучаться через электронную почту.
- Создание организационного даунтайма. Идею индивидуального даунтайма можно расширить на организацию в целом.
- Новое начало. Если вы не можете справиться с потоком постоянных сообщений, объявите e-mail-банкротство - создайте новую электронную почту и начните пользоваться ею. Изменение почты не только существенно сокращает поток нежелательных писем, но и позволяет выработать новые привычки пользования почтой.
- Отключения. Не забывайте, что компьютерные технологии - это всего лишь машины и в конце концов их можно просто выключить.

 

Это все очень важные и сложные шаги. Они требуют переосмысления тех подходов, к которым вы привыкли и сознательного ухода от постоянного пребывания «на связи». Но они помогут освободить время для по-настоящему важных вещей, как, например, планирование или размышления о стратегии компании.

 

По материалам www.strategy-business.com

 

 

Случайные статьи

Вверх