Специфика протокольного жанра в деловом общении

Специфика протокольного жанра в деловом общении

  Собрание и совещание являются протокольными жанрами. Главной их особенностью является официальная обстановка, требующая ведения протокола. Протокол содержит в себе важную информацию и отражает ход ведения совещания, принятые вопросы и заключения.

 

  Протоколы обычно имеют свою форму, которая содержит в себе:
-    наименование ведомства
-    наименование предприятия или учреждения
-    вид документа
-    дата
-    точный адрес с указанием индексом и местом заседания
-    заголовок, содержащий в себе имя коллективного органа
-    фамилии секретаря и председателя
-    состав присутствующих
-    цель собрания
-    форма: слушали — постановили
-    подписи сторон

 

  Чаще всего содержание выступления преподносится в краткой форме, а принятые решения как формулировки.  Основную часть работы по подготовке берет на себя руководитель, который так же ответственен за принимаемые решения. В работе ему помогает секретарь-референт, задача которого — оповестить всех присутствующих о месте и целях собрания. В приглашениях указывается так же и время выступления:
-    докладчик 15-20 минут
-    выступающий 5-10 минут

 

  Подготовка участников к совещанию также имеет важную роль. Участник должен иметь конспект выступления и при необходимости полный его текст. Регламент обязывает участников точно рассчитывать свои выступления по времени. Особенно ценятся сотрудники, которые могут в краткой форме выразить свои взгляды и позиции в каких-либо вопросах, при этом сохраняя ясность и простоту содержания. Однако даже сотруднику, который хорошо владеет своей речью, часто приходится готовить отдельные формулировки, отражающие какие-либо позиции.Что касается времени проведения совещания, то оно должно выдерживать строго 40 минут, конечно могут быть и незначительные погрешности. Но встречаются случаи и малопродуктивных совещаний, которые могут длиться до 2-х часов. Причиной этому является отклонение от регламента. Люди просто не владеют коммуникативными навыками, которые так важно иметь деловому человеку. К таким навыкам относятся:
-    тезирование, резюмирование и перефразирование
-    навык формулировки вывода и идей
-    навыков организации высказывания
-    умение перевода информации с языка цифр на словесный уровень

 

  При отсутствии этих навыков, временной регламент нарушается. Совещание переполнено повторами, переспросами, уточнениями. Из этого следует, что культура речи в деловом общении, является экономическим фактором. Умение правильно исполнять коммуникативные роли в процессе совещания, требует высокого уровня знаний в лингвистике.Выступление вещущего и участников состоит из следующих:
1)    Дается констатирующая информация (итоги работ, результаты, оценка ситуации)
2)    Построение перспективы деятельности (взгляд на будущее, призывы к действию)

 

  Повторюсь, что от выступающего при этом требуется владеть точностью, убедительность, краткостью и ясностью изложения.В начале выступления выступающий должен пояснять выкладки, цифры и статистику, что соответствуюет закону ориентации речи на адресата.  При четком распределении ролей и добросовестное их выполнение — успех коллегиальной работы. Право перебивать и вмешиваться в монолог имеет право только ведущий выступления, в отличии от других участников.Ход обсуждения может регулироваться следующими фразами:
-    Вы есть что добавить по этому вопросу?
-    Вы что-то хотели добавить?
-    Кто хочет еще высказаться по данному вопросу?

 

  Ведущий вправе предоставлять слово для сообщений, выводов, постановления и, при необходимости, называть фамилию следующего выступающего, чтобы он мог подготовиться к выступлению.

 

  Выступающим часто приходится тезировать содержание своего доклада, однако не всегда бывает просто это сделать, потому что в сообщении важно передать факты, цифры и детали.Специфика делового жанра "совещание", заключается в том, что письменное сообщение тесно связано с устным. Пользуясь заготовками, выступающие на протяжении всего хода обсуждения производят вербализацию. При составлении протокола, секретарь занимается переводом устной формы речи на письменную (тезирование, резюмирование). Как уже говорилось ранее, говорящий должен иметь высокий уровень лингвистической компетентности. Одним из приемов является перевод прямой речи в косвенную.

 

 

Случайные статьи

Вверх